TRANG CHỦ > Giới thiệu

Chức năng nhiệm vụ Văn phòng

1. Chức năng

Tham mưu giúp Giám đốc EVNNLDC quản lý, điều hành công tác: Hành chính quản trị; văn thư lưu trữ và văn phòng điện tử; thư ký tổng hợp Ban Giám đốc; Truyền thông; Quan hệ quốc tế; Thanh tra bảo vệ và pháp chế; An ninh, quốc phòng và phòng chống khủng bố; Chăm sóc sức khỏe và y tế Cơ quan EVNNLDC.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác thư ký tổng hợp

a. Tổng hợp, lập chương trình, lịch công tác tuần, tháng, năm của EVNNLDC và của lãnh đạo EVNNLDC;

b. Soạn thảo, ban hành thông báo kết luận cuộc họp do lãnh đạo EVNNLDC chủ trì;

c. Rà soát, tổng hợp tình hình thực hiện nhiệm vụ, các hoạt động chung của EVNNLDC. Theo dõi tiến độ, chất lượng thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo EVNNLDC giao cho các phòng và các đơn vị;

d. Thực hiện công tác thư ký tổng hợp và trợ lý lãnh đạo EVNNLDC bao gồm: Xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo EVNNLDC. Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo, quản lý, thống kê các hoạt động sản xuất kinh doanh của EVNNLDC.

2.2. Công tác hành chính

a. Thực hiện công tác đối ngoại, làm đầu mối tiếp khách (bao gồm các cá nhân, tổ chức) đến làm việc với EVNNLDC.

b. Thực hiện công tác lễ tân. Tổ chức và phục vụ các hội nghị, hội thảo của EVNNLDC;

c. Thực hiện mua vé máy bay, điều phối phương tiện đi lại cho các đoàn công tác của EVNNLDC;

 d. Quản lý, theo dõi sử dụng, cung ứng văn phòng phẩm và các đồ dùng thiết yếu cho yêu cầu hoạt động của EVNNLDC;

e. Thừa lệnh Giám đốc EVNNLDC ký các văn bản liên quan đến giấy đi đường, giấy giới thiệu, thông báo kết luận cuộc họp, giấy mời, lệnh điều xe v.v. . và các văn bản khác liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Văn phòng.

2.3. Công tác Văn phòng điện tử

a. Khai thác, hướng dẫn sử dụng, ứng dụng các phần mềm được trang bị trên hệ thống văn phòng điện tử;

b. Đôn đốc việc áp dụng triệt để văn phòng điện tử trong công tác chỉ đạo điều hành của các phòng/đơn vị;

c. Kiểm tra, đôn đốc các phòng/đơn vị thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của EVN trên cổng thông tin điện tử;

d. Thống kê tổng hợp báo cáo về công tác văn phòng điện tử hàng tuần/tháng/năm để báo báo EVN;

e. Triển khai thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến văn phòng điện tử theo chỉ đạo của EVN và Giám đốc EVNNLDC.

2.4.  Công tác quản lý văn phòng theo tiêu chuẩn thực hành tốt 5S - Kaizen

a. Đầu mối công tác xây dựng và triển khai thực hiện quản lý văn phòng theo tiêu chuẩn thực hành tốt 5S - Kaizen trong EVNNLDC;

b. Phối hợp với các bên liên quan đánh giá việc thực hiện, duy trì và áp dụng tiêu chuẩn thực hành tốt 5S – Kaizen trong EVNNLDC;

c. Đầu mối tổ chức kiểm tra việc thực hiện kiểm soát tuân thủ các quy định tiêu chuẩn thực hành tốt 5S – Kaizen của các phòng, đơn vị trong EVNNLDC.

2.5. Công tác văn thư, lưu trữ

a. Quản lý và sử dụng con dấu của EVNNLDC theo đúng quy định;

b. Văn bản đến: Điều phối việc xử lý các văn bản, tài liệu, các thông báo…gửi đến Văn phòng;

c. Văn bản đi: Thực hiện việc rà soát, ghi số, đóng dấu và phát hành các tài liệu, công văn, quyết định (do các Phòng soạn thảo) từ EVNNLDC đến EVN và các cơ quan, đơn vị khác, bảo đảm đúng thủ tục và thể thức hành chính theo quy định của EVN và EVNNLDC;

d. Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy định của EVN và các quy định của pháp luật có liên quan về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

e. Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đi, đến EVNNLDC; Quản lý thư viện;

f. Hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ công việc, thu thập, phân loại chỉnh lý tài liệu theo quy định. Sắp xếp, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

g. Khai thác chương trình E-Office để điều phối, xử lý các công văn, công việc trong EVNNLDC.

2.6. Công tác Quản trị

a. Quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị văn phòng và phương tiện đi lại, phòng truyền thống, hệ thống thông tin liên lạc…của EVNNLDC;

b. Sắp xếp, bố trí nơi làm việc, sửa chữa và trang bị mới các phương tiện (trừ các phương tiện làm việc do phòng Kế hoạch chủ trì mua sắm), công cụ, dụng cụ, phòng làm việc;

c. Quản lý, giám sát công tác trật tự, trị an, an toàn, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường làm việc tại trụ sở EVNNLDC; thực hiện các quy định của chính quyền địa phương nơi EVNNLDC đóng trụ sở; thay mặt lãnh đạo EVNNLDC làm việc với chính quyền địa phương để giải quyết các công việc có liên quan;

2.7. Công tác y tế

Thực hiện chăm sóc sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định kỳ, cấp phát thuốc đối với các bệnh thông thường cho người lao động trong cơ quan EVNNLDC.

2.8. Công tác Quan hệ Quốc tế

a. Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn thu thập các thông tin chuyên ngành về các hoạt động của các tổ chức kinh tế nước ngoài, khảo sát năng lực và kinh nghiệm của đối tác, giúp Lãnh đạo EVNNLDC phân tích, lựa chọn đối tác, giải quyết công việc liên quan với bên đối tác khi ký biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận hợp tác với đối tác nước ngoài;

b. Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác với đối tác nước ngoài trên cơ sở chiến lược hợp tác quốc tế của EVN;

c. Tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên đề trong nước của EVNNLDC với các tổ chức nước ngoài; làm đầu mối đề xuất và tham gia hội chợ, triển lãm trong và ngoài nước;

d. Giải quyết các thủ tục hộ chiếu, visa cho các đoàn đi công tác nước ngoài của EVNNLDC; tổ chức thu xếp thủ tục và chương trình đi công tác nước ngoài của lãnh đạo EVNNLDC; hỗ trợ thủ tục visa cho các đoàn nước ngoài vào làm việc với EVNNLDC trong các chương trình/dự án đã thỏa thuận;

e. Lập lịch công tác và cùng các phòng chức năng liên quan chuẩn bị nội dung làm việc với các đoàn khách nước ngoài, đón tiếp và tham gia làm việc;

f. Chủ trì, phối hợp các phòng chuyên môn tổ chức biên soạn ấn phẩm ngoại ngữ: Báo cáo thường niên, giới thiệu EVNNLDC.

2.9.  Công tác Truyền thông

a. Đầu mối tiếp nhận và xử lý, trao đổi thông tin với các phương tiện thông tin truyền thông đại chúng (báo chí, phát thanh, truyền hình, internet...); tham mưu cho Lãnh đạo EVNNLDC về tổ chức họp báo, nội dung trả lời phỏng vấn, phát ngôn trước công luận. Đầu mối tổng hợp, soạn thảo và phát hành các thông cáo báo chí của EVNNLDC;

b. Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với các cơ quan quản lý báo chí, các cơ quan thông tin truyền thông;

c. Cập nhật, bảo tồn và quảng bá giá trị truyền thống của EVNNLDC, ghi chép, xây dựng kỷ yếu;

d. Chủ trì xây dựng chương trình tuyên tuyền, quảng bá phát triển thương hiệu, văn hóa doanh nghiệp của EVNNLDC;

e. Theo dõi các thông tin liên quan đến EVNNLDC trên báo chí, các phương tiện phát thanh, truyền hình để báo cáo Lãnh đạo EVNNLDC xử lý;

f. Chủ trì và phối hợp với các Phòng trong EVNNLDC cập nhật các thông tin, biên soạn, cung cấp nội dung tuyên truyền của EVNNLDC;

g. Nghiên cứu, đề xuất kế hoạch thực hiện nội dung tuyên truyền phục vụ các phong trào thi đua trong EVNNLDC.

2.10. Công tác Pháp chế

a. Chủ trì việc lấy ý kiến góp ý cho các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi lấy ý kiến thuộc chức năng nhiệm vụ được giao;

b. Đề xuất với Giám đốc EVNNLDC các kiến nghị lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật nói chung và trong lĩnh vực hoạt động điện lực nói riêng;

c. Đầu mối quản lý các quy chế quản lý nội bộ áp dụng trong EVNNLDC; định kỳ 6 tháng, hàng năm báo cáo lãnh đạo EVNNLDC kết quả rà soát các quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật, quy chế quản lý nội bộ của EVN liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh của EVNNLDC; đề xuất phương án xử lý các quy chế quản lý nội bộ mâu thuẫn, chồng chéo, trái pháp luật hoặc không còn phù hợp trình lãnh đạo EVNNLDC xem xét, quyết định; công bố danh mục các quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC đã hết hiệu lực hoặc không tiếp tục áp dụng;

d. Thực hiện cập nhật, rà soát, hệ thống hóa các văn bản pháp luật mới ban hành, các quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC. Chuẩn bị nội dung tuyên truyền, phổ biến văn bản pháp luật, các quy chế quản lý nội bộ cho người lao động của EVNNLDC, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành có ảnh hưởng trực tiếp đến các hoạt động kinh doanh của EVNNLDC;

e. Phối hợp với các Phòng chức năng kiểm tra, giám sát việc tuân thủ pháp luật và các quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC;

f. Thẩm định về mặt pháp lý đối với các Quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC;  Thẩm định về mặt pháp lý các Hợp đồng trước khi Giám đốc EVNNLDC ký kết theo quy định liên quan của EVN, EVNNLDC và Quy định này;

g. Phối hợp với các Phòng liên quan đưa lên trang tin nội bội EVNNLDC các Quy chế quản lý nội bộ, văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của EVNNLDC;

h. Xây dựng, phát triển và quản trị hệ thống nhãn hiệu và thương hiệu của EVNNLDC;

i. Chủ trì trong việc khiếu nại với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và phối hợp với các cơ quan hữu quan để xử lý đối với những hành vi vi phạm quyền sở hữu trí tuệ và quyền tác giả của EVNNLDC;

k. Chuẩn bị nội dung, cơ sở pháp lý và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để người đại diện của EVNNLDC tham gia vào quá trình tố tụng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của EVNNLDC;

m. Chủ trì và phối hợp với Phòng chức năng giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của EVNNLDC;

n. Xây dựng các mẫu hợp đồng của EVNNLDC; Xây dựng tủ sách pháp luật của EVNNLDC;

p. Phối hợp với các Phòng có liên quan thường xuyên tuyên truyền, giáo dục pháp luật; Triệt để ứng dụng công nghệ thông tin và đa dạng hình thức trong công tác tuyên truyền, giáo dục và phổ biến pháp luật, các quy chế quản lý nội bộ của EVN và EVNNLDC.

2.11.  Công tác cải cách hành chính

a. Đầu mối công tác xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch cải cách hành chính trong EVNNLDC;

b. Đầu mối tổ chức kiểm tra việc thực hiện công tác cải cách hành chính của các phòng, đơn vị trong EVNNLDC;

c. Phối hợp với phòng, đơn vị trong EVNNLDC tiến hành tổng kết hoạt động cải cách hành chính, thực hiện báo cáo định kỳ Tập đoàn công tác cải cách hành chính trong EVNNLDC.

2.12. Công tác kiểm tra - thanh tra

a. Kiểm tra các phòng trong việc chấp hành chính sách pháp luật của nhà nước, các quy chế quản lý nội bộ của EVN và EVNNLDC;

b. Xây dựng và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch kiểm tra - thanh tra trong EVNNLDC;

b. Đầu mối tổ chức và phối hợp với các phòng tổ chức thực hiện công tác kiểm tra – thanh tra  định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc EVNNLDC;

c. Phối hợp với phòng, đơn vị trong EVNNLDC tiến hành tổng kết hoạt động kiểm tra – thanh tra, thực hiện báo cáo định kỳ Tập đoàn công tác kiểm tra – thanh tra trong EVNNLDC;

d. Thường trực tiếp dân tại cơ quan EVNNLDC; là đầu mối tiếp nhận, xử lý và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật, EVN và quy chế quản lý nội bộ của EVNNLDC, kiến nghị Giám đốc EVNNLDC giải quyết theo thẩm quyền;

đ. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật theo quy định của nhà nước, EVN và EVNNLDC;

e. Đầu mối làm việc, cung cấp các tài liệu có liên quan cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các tổ chức, cá nhân có liên quan về lĩnh vực phụ trách khi được sự chấp thuận của Giám đốc EVNNLDC;

f. Đề xuất với Ban chỉ đạo Phòng, chống tham nhũng của EVNNLDC và Giám đốc EVNNLDC trong việc: triển khai thực hiện Luật Phòng, chống tham nhũng; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phòng, chống tham nhũng trong từng giai đoạn và trong các lĩnh vực thường xẩy ra tham nhũng; kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện và thực hiện các báo cáo về công tác phòng, chống tham nhũng theo quy định;

g. Theo dõi, đôn đốc, giám sát các đơn vị việc thực hiện kết luận, kiến nghị, quyết định xử lý về thanh tra, kiểm tra của EVN và Giám đốc EVNNLDC.

h. Đầu mối tiếp nhận, xử lý và tham mưu Lãnh đạo Trung tâm công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo trong EVNNLDC. Thực hiện tổng kết báo cáo Tập đoàn công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tập đoàn.

2.13. Công tác An ninh – Quốc phòng và Phòng chống khủng bố

a. Đầu mối công tác xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch an ninh - quốc phòng và phương án phòng chống khủng bố trong EVNNLDC;

b. Đầu mối tổ chức kiểm tra việc thực hiện công tác an ninh - quốc phòng và phòng chống khủng bố của các đơn vị trong EVNNLDC;

c. Đầu mối phổ biến, tuyên truyền pháp luật và kiến thức về  an ninh - quốc phòng, phòng chống khủng bố, tổ chức cử cán bộ tham gia công tác bồi dưỡng nghiệp vụ an ninh, quốc phòng theo quy định của pháp luật;

d. Đầu mối theo dõi, tổng hợp, báo cáo lực lượng đến tuổi sẵn sàng nhập ngũ với cơ quan quân sự địa phương;

e. Đầu mối làm việc với cơ quan quân sự địa phương, đăng ký lực lượng dân quân tự vệ, sẵn sàng chiến đấu và các nhiệm vụ liên quan theo quy định của pháp luật về an ninh, quốc phòng và luật dân quân tự vệ. Đầu mối làm việc với các đơn vị quản lý chuyên trách về phòng chống khủng bố, tham mưu cho Lãnh đạo Trung tam triển khai công tác bảo vệ, phòng chống khủng bố trong EVNNLDC;

f. Phối hợp với các đơn vị trong EVNNLDC tiến hành tổng kết hoạt động an ninh, quốc phòng, thực hiện báo cáo định kỳ Tập đoàn công tác an ninh - quốc phòng trong EVNNLDC.

2.14 Công tác Đảng

a. Quản lý con dấu;

b. Quản lý, điều phối các văn bản đi, đến của Đảng bộ;

c. Hướng dẫn, chuẩn bị báo cáo và các nội dung liên quan đến công tác đảng của bộ phận Văn phòng Đảng ủy;

d. Tiếp nhận và tổng hợp các văn bản của Đảng uỷ cấp trên, tổng hợp nội dung sinh hoạt Đảng bộ, soạn thảo các văn bản báo cáo trình Đảng ủy EVNNLDC và Đảng uỷ cấp trên theo mảng phụ trách;

e. Xây dựng các kế hoạch, chương trình hành động của Đảng ủy, báo cáo Đảng ủy EVNNLDC phê duyệt và triển khai thực hiện;

d. Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Đảng bộ theo quy định về công tác văn thư lưu trữ;

h. Ghi biên bản các buổi sinh hoạt Đảng bộ thường kỳ;

i. Thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ về công tác Đảng liên quan đến mảng phụ trách theo đúng quy định của Đảng góp phần hoàn thành các nhiệm vụ của Đảng bộ;

k. Thu nộp Đảng phí và nộp lên Đảng ủy cấp trên.

2.15.  Công tác khác

a. Tham gia thực hiện phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn trong Cơ quan EVNNLDC;

b. Giám sát, thực hiện công tác trật tự, an toàn, phòng cháy chữa cháy. Xây dựng, trình duyệt và tổ chức thực hiện các phương án phòng chống khủng bố Cơ quan EVNNLDC.

c. Nghiên cứu xây dựng các quy trình, quy định theo chức năng nhiệm vụ của Phòng;

d. Tham gia thực hiện công tác tiết kiệm, chống lãng phí trong EVNNLDC;

e. Tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất lĩnh vực phụ trách;

f. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc EVNNLDC giao;

g. Phối hợp tham gia công tác đào tạo, kiểm tra sát hạch cấp chứng nhận vận hành cho các chức danh trưởng ca nhà máy điện hoặc trung tâm điều khiển nhóm nhà máy điện, trưởng kíp trạm điện hoặc trung tâm điều khiển nhóm trạm điện của các đơn vị thuộc quyền điều khiển của cấp ĐĐQG theo quy định.
Hoạt động theo giấy phép số 105/GP-TTDT do cục quản lý phát thanh, truyền hình và thông tin điện tử cấp ngày 27/05/2011
Bản quyền thuộc về trung tâm điều độ hệ thống điện quốc gia
Điện thoại: +84-24-3927 6180. Fax: +84-24-3927 6178.